SIerの仕事

もう迷わない!外部委託先を探す手順〜RFIからRFP、ベンダーの選定まで〜

外部委託先は以下のような手順で探していきます。

  1. RFI発行
  2. 回答をもらう
  3. RFP発行
  4. 提案をもらう

RFIはRequest For Informationの略で、情報提供依頼書ともいいます。
RFIで情報を提供してもらい、その回答を受けてシステム要件や予算を固めていきます。

最終的にはRFP(提案依頼書)を発行して、外部委託先候補に提案を依頼します。

RFIに何を書くか

RFIとは、ベンダーに「こんなことやりたいのですが、御社の製品やソリューションを紹介してくれませんか?」と問い合わせるためのものです。

「システム開発がしたいんや」とこちらの要求が漠然としすぎていてはベンダーも回答に困ってしまうので、RFIにはシステム化の背景や目的、方針、解決したい課題や狙う効果を伝わるように書いておきます。
RFIには以下のような内容を記載します。

  • 自社の会社概要
  • 新たな製品・サービスを調達したいと思っている理由・背景
  • システム選定の過程・計画
  • 現行業務(システムの概要)

RFIのひな形:RFI(情報提供依頼)のテンプレート

RFIには要件定義の内容を入れます。

相手方のベンダーについては、以下のような情報を求めます。

  • 会社概要
  • おおよそおn費用
  • 得意とする業種と領域の売上とその比率
  • SEやIT関連資格保有者の数
  • 人材育成の手段(方法)
  • プロジェクト管理と品質管理の体制と経営の関わり
  • 今回期待している領域での実績

参考:RFI・RFPとは何か | システム導入検討のエッセンス

RFIは3〜5社に送るのが推奨されますが、場合によっては10社以上にRFIを送る場合もあります。

RFIを送る企業の探し方

RFIの発行先の選定ですが、以下のようなものから候補を探します。

  • 現行システムに関連した企業
  • 知人友人の口コミ
  • インターネット検索でエリアや対象の業務やシステムをキーワードにして検索する

企業のサイトにある「お問い合わせページ」に簡単な概要と連絡先を書き込みます。
すると企業から連絡が入り、依頼にかかる交渉を始めるといった流れになります。

RFIの回答をもって予算感をイメージしていきます。

RFP発行のタイミング

RFIの回答をもらってから、気になったベンダーにRFP(提案依頼書)を発行します。

  • 業務要件定義の終了後
  • システム要件定義の終了後
  • 基本設計終了後

いずれにしても、業務予見定義は完遂した後にRFPを発行します。
要件が定義されていないと、何を提案してほしいかが明らかにならないからです。

なお、業務要件定義とは新システムにおいて実現したい業務のことです。
システム要件定義ではソフトウェアに加え、システム基盤の要件も定義します。

RFP(提案依頼書)作成の原則

RFP作成には3つの原則があります。

  • あらかじめ定めた的確な評価基準によって評価・判断する
  • 公平な立場で、公正、オープン、透明性を確保して実施する
  • 技術調査、自社の現状、意向性や実現生、導入効果とリスクの支店で総合的に評価する

RFPの章構成は以下のようになります。

  1. システム概要
  2. 提案依頼事項
  3. 提案手続きについて
  4. 開発に関する条件
  5. 保証要件

RFPの見本:RFP/SLA見本

提案評価基準を作成する

RFPの作成と並行して、評価基準を作成します。

外部委託先候補の提案を構成に評価するためには、恣意的な評価ができないように、提案内容を見る前に評価基準を作成し、社内で承認を得ておく必要があります。

評価のポイントは非機能要件とプロジェクト要件となります。

RFPを発行する方法

RFIで情報を集めたベンダーに説明会を開くのが一般的です。

合同説明会・個別説明会・説明会なしのパターンがあります。

個別説明会は発行側の負担が高く、公平性が担保されないリスクがあります。
合同説明会は公平性が担保され、また発行側の時間の節約にもなります。

質問は期限を区切って受け付けます。
質問内容とその回答は全提案依頼先に開示するのが一般的です。

提案内容の評価と選定

プロジェクトマネージャーにプレゼンテーションを行ってもらい、提案内容を評価します。
プレゼンテーション終了後にプレゼンテーションの評価と書類審査の両方を持ち寄って、評価会議を実施します。

選定された提案者と契約交渉を進め、契約条件と実施内容の最終調整を行います。
最終決定がなされたら、提案していただいた依頼先に対して結果を通知します。
不採用となった依頼先に対しては、なぜ採用されなかったかを丁寧な理由を添付して回答しましょう。