RFPを作成してITベンダーを選ぶ手順

この記事ではシステム開発をお任せするITベンダーをどう選んでいくかを考えていきます。

まず、ベンダー選びは「アイミツ」が基本です。
相見積もりといいます。
案件の発注に際して、複数社から見積書を提案してもらい、その金額などから発注する相手を選定する方法のことです。
ベンダーへの発注方式は以下のようなものがあります。

  • 入札方式
  • 特命方式(随意契約)
  • プロポーザル方式

幅広くベンダー情報を収集したい場合はプロポーザル方式が適しています。

ベンダー選びのポイント

ベンダー選びには多くの方法がありますが、ポイントは以下のとおりです。

  • 要望をまとめて優先順位を付ける(発注者の優先順位)
  • 特徴を見極める(得手不得手・固有の特徴)
  • 情報収集と見積依頼を分ける
  • ベンダー事例を見てみる
  • 現場監督予定者と面談する(資質の見極め)
  • 大事なことは書面を取り交わす

RFPとは何か

RFPとは「Request For Proposal」の略で、企業が情報システムやITサービスなどを調達する際に、発注先となるベンダーに提案を行うよう依頼することです。
日本語にすると「提案依頼書」といいます。RFPには以下のような内容を詰め込みます。

  • 会社の概要
  • システム化の背景や目的
  • 解決したい課題や狙いとする効果
  • 提案していただきたい事項
  • 開発に関する条件
  • 契約条項
  • 提案依頼の手続き
  • 納期

RFPでは「何をしたいのか」(What)を示すのに対して、提案書ではそれを「どのように実現するか」(How)を答えることになります。
RFPに「なぜそのシステムを必要とするのか」(Why)を示しておくと、より良い提案が得られます。

RFPの中で最も大事なことは、「システムとして何を実現したいのか」という要求仕様がわかりやすく示されていることです。
そのためには、まずは現状を整理して、「現状何ができているのか・できていないのか」をしっかり把握することが必要です。

RFPをベンダーに出すタイミング

RFPをベンダーに出すタイミングは要求(Want)を固めた後、要件(Must)を決める前がよいです。
要求仕様を文書化して、RFPを発行し、ベンダーを決定したあとにベンダーと共に要件定義をしていきます。

自社の状況を整理し、

  • 自分たちでできること
  • 自分たちではできないこと(ベンダーに委託が必要な作業)

を区別します。

ベンダー選定の期間

システム構築をベンダーに依頼する場合、ベンダーに告知してから契約するまで少なくとも二ヶ月は見ておきます。

  1. ベンダーに提案依頼を打診してからRFPを渡す(1~2週間)
  2. RFPを渡して提案を受け取る(3週間)
  3. 提案を受けた後、ベンダー各社を比較検討する(1週間)
  4. 契約調整(2週間)

RFIとは

RFI(Request For Information:情報提供依頼書)のことを指します。
発注側企業がSIerやベンダーに対して、会社情報や実績、提供可能なサービスの情報などの提示を求める書類です。
RFIは一次選考のための書類、RFPは二次選考のための書類という場合が多いです。

RFIでは広く浅く情報収集することがポイントです。

ベンダーの整理方法

マトリクスを作って、15社くらいをプロットします。
マトリクスの軸は以下のようなものがあります。

  • 「実績」と「コスト」
  • 「理解度」と「コスト」
  • 「地理的条件」と「ソリューション」
  • 「海外経験」と「品質」

自社の優先すべきことは何で、どのような優先順位、重要度でベンダーマップを作ったかを説明できることが大切です。

 

要求仕様をとりまとめる

RFPの中で最も大事なのは「システムとして何を実現したいか」という要求仕様がわかりやすく示されていることです。

  • 現状を整理して文書化する
    • 現状の整理
    • 課題の把握
    • 要求の整理
  • システム化の背景、目標、方針をわかりやすく伝える
    • 現状、理想、ベンダーソリューションを組み合わせながら目標を考える
  • ベンダーへの依頼内容をはっきりさせる
  • システム化の対象範囲を明確にする
  • わかっているリスクを示しておく
  • 本番稼働時期や主要マイルストーンを伝える
  • 発注者の事業内容や組織の状況を伝える
  • 成果物や品質条件を示しておく
  • 制約事項、契約事項、前提条件を伝える

RFPのテンプレート集

インターネット上のテンプレートを収集しました。

 

受け取った提案書を評価する

委託候補先から提示された提案書を「必須項目」と「加点項目」に分類し、スコア形式で評価します。

【必須項目】

  • 業務要件について、実現内容・対応内容が明記されていること
  • 要件を実現するためのシステムとしての対応方針や処理方針が明記されていること
  • 移行方式、インテグレーションについて対応内容や方式が明記されていること
  • 記載依頼事項に指定した内容が提案書に記述されているか

【加点項目】

  • システムを柔軟に拡張できるか
  • 可用性・保守性が考慮されているか
  • 管理能力や運営能力に優れているか
  • 実績があるか
  • セキュリティ対策が優れているか
  • 提案内容に具体性はあるか

参考:https://www.nri.com/jp/service/scs/sc7m_03

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